การกำหนด Primary key

Key เป็นข้อกำหนดคุณสมบัติของคอลัมน์ใน Table ซึ่งทำหน้าที่เป็น index เพื่อเพิ่มความเร็ว
ในการค้นหาข้อมูล และใช้กำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง Table

Primary key สร้างจากคอลัมน์ (หรือประกอบด้วยหลายคอลัมน์) ที่มีค่าของคอลัมน์ในทุก
แถวข้อมูลมีค่าไม่ซ้ำกัน เป็นการควบคุมค่าที่เก็บในคอลัมน์ และใช้ในการเชื่อมโยงกับ Table 
อื่น ในแต่ละ Table กำหนด primary key ได้ 1 key

Foreign key เป็นคอลัมน์ใน Table ที่ primary key อยู่ที่ Table อื่น หมายถึงว่า ค่าของ
คอลัมน์ทั้งหมดใน Table ต้องมีค่าสอดคล้องกับค่าของคอลัมน์ที่เป็น primary key ของ 
Table ที่สัมพันธ์กัน

Index สามารถกำหนดขึ้นเพื่อใช้ในการเพิ่มความเร็วในการค้นหาข้อมูล การเรียงลำดับ
ข้อมูล แต่ควรสร้างตามความจำเป็น เนื่องจากถ้ามีคอลัมน์ที่เป็น Index มากจะทำให้การทำงานช้าลง

การกำหนด primary key

ตัวอย่าง

CREATE TABLE employee
(employee_id (10),
first varchar(15),
last varchar(20),
age number(3),
address varchar(30),
city varchar(20),
state varchar(20),
CONSTRAINT employee_primary_key PRIMARY KEY (employee_id));

หรือ

CREATE TABLE employee
(employee_id (10)NOT NULL
CONSTRAINT employee_primary_key PRIMARY KEY (employee_id),
first varchar(15),
last varchar(20),
age number(3),
address varchar(30),
city varchar(20),
state varchar(20));

การกำหนด foreign key

ตัวอย่าง

CREATE TABLE employee
(employee_id (10),
first varchar(15),
last varchar(20),
age number(3),
address varchar(30),
city varchar(20),
state varchar(20),
CONSTRAINT employee_foreign_key PRIMARY KEY (state));

การกำหนด Field

คุณสมบัติฟิลด์

เมื่อมีการกำหนดฟิลด์แล้วต้องมีการกำหนดคุณสมบัติเพื่อการใช้งานตามวัตถุประสงค์

ขนาดฟิลด์ (Field Size)

การกำหนดขนาดฟิลด์ของข้อมูลประเภท Text และ Number ทำได้โดยการกำหนดค่าคุณสมบัติ Field size ค่ากำหนดขึ้นมาจะช่วยควบคุมไม่ให้มีการใส่ค่าที่ใหญ่กว่ากำหนด

ข้อมูลประเภท Text

การกำหนดจำนวนอักษรในฟิลด์จะเป็นการระบุจำนวนค่าสูงสุดที่เก็บไว้ในฟิลด์ได้ เช่น กำหนดขนาดฟิลด์ ได้ 6 ตัวอักษร สำหรับเก็บรหัส 6 ตัวอักษร จะทำให้ป้องกันอุบัติเหตุในการป้อนค่ามากกว่า 6 ตัวอักษรลงในฟิลด์
ขนาดของฟิลด์กำหนดได้ตั้งแต่ 1 ถึง 255 ตัวอักษร แต่ Access จะมีค่าเริ่มที่ 50 ตัวอักษร
ถ้ามีการแก้ไขด้วยการลดขนาดฟิลด์ลง เช่น 100 ตัวอักษรเหลือ 50 ตัวอักษร Access จะตัดตัวอักษรด้านขวาออกไปให้เหลือเท่ากับจำนวนตัวอักษรที่มีการเปลี่ยนแปลง

ข้อมูลประเภท Number

การกำหนดขนาดฟิลด์ของข้อมูลประเภท Number จะเป็นกำหนดช่วงของค่าที่สามารถเก็บในฟิลด์ได้ และ เก็บค่าที่เป็นทศนิยม Access จะกำหนดค่าเริ่มต้นเป็น Long integer แต่สามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นได้ที่ Option (ตัวเลือก) ในเมนู Tools (เครื่องมือ)

ค่าของฟิลด์	ช่วงข้อมูล	ทศนิยม	ขนาดการเก็บ
Byte	0 ถึง 255	ไม่มี	1 ไบต์
Integer	- 32 , 768 57 ถึง 32 , 167	ไม่มี	2 ไบต์
Long integer	- 2 , 147 , 483 , 648 ถึง 2,147,483,647	ไม่มี	4 ไบต์
Single	- 3.4 x 10^38 ถึง 3.4 x 10^38	7	4 ไบต์
Double	-1.1797 x 10^308 ถึง 1.797 x 10^308	15	8 ไบต์

ในการกำหนดขนาดของฟิลด์ จะเป็นการดีถ้ากำหนดให้ฟิลด์มีขนาดเล็กที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะจะทำให้ ทำงานได้เร็วขึ้น เช่น ถ้าเป็นเลขจำนวนจริงขนาดเล็กอาจจะเลือก Byte ส่วนฟิลด์ที่ต้องเก็บค่าค่อนข้างมาก ให้กำหนดด้วย Integer หรือ Long Integer
การเก็บค่าที่มีทศนิยมสามารถกำหนดเป็น Single หรือ Double ส่วนค่าทางด้านการเงินควรเลือกข้อมูล ประเภท Currency ไม่ควรเป็นประเภท Number
ในการเปลี่ยนแปลงกำหนดฟิลด์ ถ้าเปลี่ยนจาก Single หรือ Double เป็น Byte integer หรือ Long integer นั้น Access จะทำการปัดทศนิยมโดยอัตโนมัติ
ถ้าการเปลี่ยนค่าขนาดฟิลด์เล็กลง และค่าที่มีอยู่มีค่าใหญ่กว่าค่าที่กำหนดใหม่ จะมีการแทนค่าเหล่านี้ ด้วยค่าว่าง ( Null value )